Office Manager

Functie: Office Manager
Startdatum: 1 juli 2023
Uren per week:  32-40 (voltijd)
Locatie: Wormerveer (Zaanstad), Nederland

Wij zijn…

Status Plus, een internationale organisatie gespecialiseerd in het leveren van hoogwaardige managementdiensten aan nationale en internationale medische beroepsverenigingen en in het organiseren van congressen en evenementen over de hele wereld. En dat alles vanuit onze missie: ‘making global connections for a healthier world’. Op korte termijn zijn wij op zoek naar een Office Manager om onze organisatie, ons team en onze klanten te ondersteunen.

Wij zoeken…

Een enthousiaste, gestructureerde en accurate Office Manager die ervoor zorgt dat alle zaken op kantoor efficiënt en effectief beheerd en goed georganiseerd worden. Je werkt in een dynamische werkomgeving binnen een internationaal opererend en ambitieus team en hebt een zeer gevarieerd takenpakket. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor interne en externe ‘Status Plus’-contacten. Je bent de spin in het web, een echte duizendpoot, die van afwisselend werk houdt en overal bij betrokken is. Je draagt de zorg en de verantwoordelijkheid voor het reilen en zeilen van het kantoor en je biedt ondersteuning aan het hele team waar nodig en werkt nauw samen met het management. Je levert ondersteuning bij alle voorkomende werkzaamheden en daarnaast voer je zelfstandig een aantal kleine(re) projecten uit.

Je hebt een proactieve instelling en bent een echt organisatietalent. Je bent flexibel, leergierig, je kunt goed samenwerken en gaat zelfstandig te werk en dit doe je gestructureerd en accuraat. Je past in ons team en levert kwaliteit, alleen de beste oplossing is goed genoeg. Je hebt gevoel voor humor en je bent stressbestendig. Je bent woonachtig in de Zaanstreek, Stadsregio Amsterdam of omgeving.

• Algemeen beheer: je bent verantwoordelijk voor het voorraadbeheer op kantoor en je zorgt er tevens voor dat het kantoor opgeruimd, netjes en daarmee representatief
• Facilitaire zaken: je coördineert de inkoop van kantoorbenodigdheden (incl. hardware) en beheert de budgetten daarvoor. Daarnaast heb je in voorkomende gevallen goed contact met de verhuurder van ons pand en leveranciers, zodat alle facilitaire vraagstukken snel en efficiënt worden opgepakt.
• Financiële administratie: je coördineert, beheert en ondersteunt financiële/administratieve processen binnen Status Plus en tevens voor diverse klanten/projecten. Je controleert binnenkomende facturen en betaalt deze, je zorgt voor vastlegging/registratie van alle financiële transacties, je draagt zorg voor een correcte interne/externe facturatie en je ondersteunt waar nodig bij controles, en je helpt met het opstellen van rapporten e.d.
• Managementondersteuning: als de steun en toeverlaat van het managementteam coördineer je de afspraken, verzorg je de correspondentie, ondersteun je bij de werkplanning en verzorg je periodieke rapportages o.h.g.v. urenregistratie.
• Projectmanagement: je voert zelfstandig een aantal (kleinere) projecten uit of werkt in duo-management bij grote projecten.
• Frontoffice: je neemt een aantal secretariële werkzaamheden voor je rekening of coördineert deze binnen het team.
• Personeelszaken: je beheert algemene personele zaken, je houdt personeelsadministratie bij incl. vergoedingenregistratie, declaraties en uitbetaling en je registreert verlof/ziekte e.d. Je ondersteunt de CHRO bij werkzaamheden t.a.v. vacaturetrajecten, verzorgt het inwerktraject van nieuwe collega’s en voert wijzigingen in het personeelshandboek door.
• Je verzorgt de aanmelding en (financiële) afhandeling van alle door de medewerkers te volgen cursussen / trainingen, je zorgt ervoor dat evt. herhaalcursussen tijdig ingepland worden, en je zorgt dat je structureel op de hoogte bent/blijft van de diverse aanbieders / leveranciers o.h.g.v. trainingen.
• Contractbeheer leasemaatschappij: je onderhoudt het contact met de lease-maatschappij, monitort einddata van de lopende contracten, verzorgt offerteaanvragen en verzorgt alle benodigde correspondentie met zowel de lease-maatschappij als de berijder(s).
• Werkprocessen: je coördineert en verbetert/optimaliseert werkprocessen. Daarnaast onderhoud je nauw contact met je collega op het kantoor in de VS om deze werkprocessen en procedures goed op elkaar af te stemmen.
• Planning en agendabeheer: je regelt afspraken en plant mede het werk.
• Teamoverleg: je bereid (team)vergaderingen voor en beheert/controleert de actielijsten.
• Correspondentie: je verzorgt de zakelijke correspondentie en volgt deze in nauwe samenwerking met management op waar nodig.
• Sparringpartner: Je spart met de directeur en management over alles wat hen bezighoudt.
• Klantcontact: je verzorgt direct klantcontact waar en wanneer nodig en gevraagd.
• Administratieve ondersteuning: in overleg met de verenigingsmanagers verzorg je gegevensverwerking binnen de ledenadministratie van onze klanten, lever je desgevraagd en/of periodiek rapportages aan en handel je incidentele administratieve verzoeken af.

Je profiel…

Ben jij onze ideale kandidaat, dan heb je:

• Een afgeronde MBO+/HBO-opleiding
• Minimaal 2 jaar werkervaring in een soortgelijke functie
• Goede beheersing van het Microsoft office softwarepakket (Word, Excel)
• Kennis van en ervaring met financieel beheer en administraties
• Een uitstekende kennis en beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal, beheersing van andere talen is een pré
• Goede sociale en communicatieve vaardigheden (klantgerichte teamspeler)
• Een flexibele, no-nonsense mentaliteit, waarmee je snel kunt schakelen op verschillende niveaus
• Affiniteit met en/of kennis van en/of ervaring met congres-/verenigingsmanagement is een pré

Daarnaast ben je:

• Nauwkeurig, leergierig, cijfermatig sterk en goed gestructureerd
• Communicatief vaardig, enthousiast, servicegericht, altijd klantvriendelijk maar wel doelbewust
• Sociaal, representatief en flexibel in werkzaamheden
• Minimaal 32 uur maar bij voorkeur 40 uur beschikbaar

Ons aanbod…

Kom je bij ons werken, dan ben je ervan verzekerd dat je terechtkomt in een dynamische internationale omgeving waar transparantie en groei de sleutelwoorden zijn. We bieden je een concurrerend en compleet arbeidsvoorwaardenpakket, waaronder een goed salaris, 26 vakantiedagen, een pensioenregeling, winstdelingsregeling, een vitaliteitsbudget en een opleidingsbudget. Dit alles, te midden van de leukste collega’s die graag tijd maken voor gezelligheid en ernaar uitkijken om jou onderdeel van dit team te laten worden.

Reageer…

Wacht niet langer en stuur vandaag nog een e-mail naar hr@statusplus.com, waarin je duidelijk aangeeft waarom jij de beste kandidaat bent voor deze functie. Vergeet daarbij niet je CV mee te sturen. Alle sollicitanten krijgen binnen 10 dagen bericht.

Mocht je aanvullende informatie en/of vragen hebben, schroom dan niet om contact op te nemen met Oscar Rangel, CHRO, via e-mail (o.rangel@statusplus.com) of telefoon (075-6476370). Meer informatie over Status Plus is natuurlijk ook hier op deze website te vinden.

REAGEER NU!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature is niet gewenst.